يعدّ فهم احتياج المنظمة أحد أهم الخطوات لضمان نجاح أي مشروع تقني جديد، سواء كان المشروع الجديد هو بناء موقع إلكتروني، أو تطوير الموقع الحالي، أو شراء معدات تقنية، أو الاشتراك في خدمة إلكترونية، أو غير ذلك.

وغالباً نجد أن المشاريع التقنية للمنظمات الخيرية تعاني منذ بدايتها، بل تجد بعضها قد صُرف عليه الآلاف أو الملايين ولم يستخدم إلا لمدة قليلة! ولو سألت المنظمة الخيرية عن سبب تركها لهذا المشروع لوجدت أغلبهم يقول أن المشروع لم يخرج بالصورة التي تريدها المنظمة. ولو تقصيت الأمر أكثر، لوجدت أن المنظمة لم تقم بتحليل وفهم احتياجها قبل ان تبدأ بالمشروع.

فكّر بالاحتياج قبل المُنتج

أحد أهم النصائح التي نقولها للمنظمات الخيرية في تنفيذ المشاريع التقنية هو التالي: افهم احتياجك قبل أن تقترح المُنتج. يقول ريتشارد وورمان:

أحد العقبات المشتركة في فهم وإيصال احتياجاتنا، وفي إيجاد حلول لها، هو عادتنا في طلب منتج محدد جربناه سابقاً أو رأيناه، بدل من أن نحلل احتياجنا.

الاحتياج هو السبب أو الأسباب التي دفعتك للتفكير في حل. ما الذي دفعك للتفكير في إعادة تصميم موقع المنظمة الإلكتروني؟ ما الذي دفعك للتفكير في بناء تطبيق جوال؟ اعرف هذه الأسباب جيداً ودوّنها. أما المنتج فهو الحل الذي سيقوم بمعالجة احتياجك بشكل أفضل. فهم الاحتياج يقودك إلى تصور عدة حلول، والتي تُخرج لك منتجاً تستخدمه. وإن أردنا تبسيط المعادلة فسنقول: الاحتياج => ثم الحلول => ثم المنتج.

على سبيل المثال، لو عرفت أن احتياجك لبناء تطبيق جوال لمنظمتك هو لتسهيل تصفح الموقع من الجوال، فقد يكون خيار تهيئة الموقع الحالي لمتصفحي الجوال أفضل وأوفر لك. لكنك لو قفزت مباشرة للحل (تطبيق الجوال) دون تحليل الاحتياج (سهولة الوصول) لكانت النتيجة النهائية لمشروعك إما مكلفة أو غير مجدية!

بل إن تحديد الاحتياج قد يبيّن لك أن كل ما تحتاجه هو تخصيص حل موجود بدل من بناء نظام كامل من الصفر. فلماذا تبني نظاماً من الصفر لإدارة مهام المنظمة إذا كان احتياجك يمكن تغطيته باستخدام أحد الأدوات والخدمات المشهورة على الانترنت؟ ولماذا تحتاج لبناء نظام جديد لإدارة عملية التعليم في المنظمة وهناك من الحلول المتميزة والمجانية (أو الرخيصة) والتي تلبي أغلب الاحتياجات وتناسب أغلب الاستخدامات؟

إن التفكير بالمنتج قبل الاحتياج قد يكون في أحسن الحالات مؤدياً للغرض وملبياً للاحتياج، لكنه استهلك منك وقتاً وجهداً ومالاً يمكن استثماره في مواطن أخرى. وفي أسوء الحالات، قد يؤدي التفكير بالمنتج قبل الاحتياج إلى خروج منتج بعيد كل البعد عن  احتياجك الحقيقي في المنظمة.

حدّد الاحتياج مع فريقك

تحديد الاحتياج ومعرفة أهداف المشروع التقني عند بدايته سيحفظ الوقت ويقلل الجدال الغير مجدي في تفاصيل المشروع، وسيحسن من قيمة وجودة المشروع بشكل كبير. ولعمل ذلك ننصحك بالجلوس مع فريق عملك وكل من له علاقة داخل المنظمة وحتى خارجها للخروج بتصوّر متكامل عن الاحتياج الفعلي للمشروع والأهداف التي تطمح المنظمة لتحقيقها من خلاله.

الآن سيصبح لدى الفريق تصوّر واضح لأهداف المشروع. هذا التصور سيسهّل عليكم لاحقاً عملية الاختيار من بين الحلول المقترحة من أفراد الفريق، فلن يكون اختياركم بناء على تفضيلات شخصية أو تجارب فردية سابقة، بل بناءً على الاحتياج الفعلي والأهداف الموضوعة مسبقاً.

ثلاث طرق لتحسين التعاون في المشاريع التقنية

لتحسين نتائج مشروعك التقني القادم وللخروج بمنتج أفضل، ننصحك باستخدام هذه الطرق الثلاثة:

1. ابدأ مشاريعك التقنية بمرحلة تخطيط

لا تقم بإهمال هذه الخطوة حتى لو كان المشروع صغيراً أو مستعجلاً. تأكد من معرفتك للاحتياج الفعلي للمنظمة والذي تطمح لحله من خلال هذا المشروع. هذه مرحلة مهمة وتحتاج أن تتشارك فيها مع الأفراد الذين سيستفيدون أو سيستخدمون المنتج، سواء كانوا داخل أو خارج المنظمة.

2. ارجع للأهداف عند اتخاذ القرارات

عندما يختلف أعضاء الفريق في طريقة حل مشكلة ما، ذكّرهم بأهداف المشروع وقم معهم بتحليل الحلول المقترحة بناء على هذه الأهداف. تعوّد أن تسأل السؤال التالي: ما هو الحل الذي سيحقق الأهداف التي وضعناها للمشروع بشكل أفضل؟ بهذه الطريقة ستحل اغلب الجدالات والنقاشات التي تدور بين أعضاء فريقك لأنكم اتفقتم على أهداف ترجعون لها.

3. اسأل “لماذا؟”

عندما يقترح أحد أعضاء الفريق فكرة أو ميزة أو حلاً معيناً، اسأله “لماذا؟”. المسألة ليست للتعقيد، بل للتأكد من مناسبة الحل المقترح لاحتياج المنظمة. كثيراً ما تجد بعض المشاريع تحاول تحقيق أهدافٍ أكثر من الأهداف الموضوعة لها، فتجد أن بعض المزايا والخصائص تضاف بحجة أن إضافتها سهلة رغم ان المنظمة لا تحتاج لها. فيصبح المنتج النهائي مليئاً بالمزايا والخصائص والتي تزيد من تعقيده وتصعّب استعماله على المستخدم النهائي.